近年来，机关单位普遍加强了针对计算机网络的保密管理，涉密人员网络信息安全意识和保密技术常识明显增强。然而，与此同时，一些涉密人员却忽略了办公室的安全保密工作，认为办公室环境相对封闭，存放涉密文件资料相对安全，放松了警惕。殊不知，正是这种错误认识的存在，导致了窃密泄密案件的发生。
信访信中的涉密文件从何而来？
2014年1月，有关部门接到通报，在群众信访来信中发现1份与其信访事项相关的秘密级文件复印件，虽然文件编号有被涂抹的痕迹，但仍然可辨。经核实，该文件系发放至某市属单位信访部门的涉密文件。
文件从何而来？调查后，办案人员厘清了事件的来龙去脉。
1月3日，某市属单位信访部门工作人员取回上述涉密文件后，经办公室主任孙某签批，报局长张某审阅。1月6日，办公室文秘佟某将文件送给张某，由于张某的办公室总是有很多上访人员进出，佟某未能及时将文件送达，就拿回放在了自己的办公桌上。期间，佟某多次离开办公室维持信访秩序，都未锁门。上访人员杜某趁佟某办公室无人之际将上述文件拿出，阅读并复印3份，随后将原件放回原位。
此后，杜某将复印件交给上访人员谷某，委托他邮寄给相关部门。谷某称，在邮寄称重过程中信件散落在地上，他看到了复印件，觉得好奇就又复印了1份。另外，上访人员孙某也复印了1份。案件发生后，有关部门将上访人员手中持有的涉密文件进行了回收销毁，给予负有直接责任的佟某行政警告处分并调离工作岗位，给予负有领导责任的张某行政警告处分，对主管副局长白某通报批评，对办公室主任孙某通报批评并调离该单位信访部门。
办公室不是保险柜
诚然，办公室相对于其他外部区域，尤其是单位以外的区域而言，封闭性和安全性更强。但这种安全性和封闭性并不是绝对的，尤其是那些与外部人员经常接触的部门。一些机关单位工作人员放松了保密弦，没有对涉密文件资料按照保密管理要求进行严格管理，使之处于失控状态。分析近年来发生在办公室内的窃密泄密案件，主要有以下两个方面的原因：
一是部分涉密人员保密意识不强且存在不良工作习惯。一些机关单位工作人员想当然地将办公室当做绝对安全的场所，视为涉密载体的“保险柜”，不采取任何防范措施，随意摆放涉密载体，导致涉密文件事实上处于失控状态。本案中，佟某离开办公室没有锁门，给上访人员窃取涉密文件以可乘之机。此后，涉密文件已经被杜某、谷某多次复印，泄密结果已经发生，但由于杜某复制后又将涉密文件放回了原处，佟某始终没有察觉，导致文件泄露后未能及时采取补救措施，知悉范围进一步扩大。此案并非个案。2011年5月至6月间，某县人大常委会办公室文件管理员刀某先后从县委办、县政府领取多份涉密文件，因单位领导外出，刀某便将文件摆放在办公桌上。待刀某准备将文件送领导签阅时，发现涉密文件已下落不明。后经多方查找，仍未找到。又如，2005年，某县信访部门收到市信访部门密传的1份机密级文件，当文件传阅至朱某时，正遇有人上访，朱某便随手将文件放在接待室的桌子上，离开接待室接访，造成了国家秘密的泄露。
二是办公室环境安全隐患突出。存放、保管涉密载体的办公场所，其安全性、封闭性必须满足一定的标准，能够防止盗窃、窥视和破坏行为的发生。以保密要害部门部位为例，不仅应当满足“三铁一器”的基本要求，还应当限制非涉密人员的进出。以本案为例，信访部门长期面对大量群众来访，接触人员复杂，极易出现场面混乱的情况。因此，行政相对人进入办公场所，拿走涉密文件、损坏涉密载体等情况在此类部门时有发生，更要高度防范，绝不能有一丝马虎。此外，还要适时对存放、保管涉密载体办公室的安全情况进行检查，一旦出现问题，应及时采取补救措施，减少损失。
杜绝办公室失泄密的“蝴蝶效应”
如何有效防止办公室发生失泄密事件，可以从以下三方面入手。
第一，强化涉密人员保密意识和保密常识，加强保密教育培训。要对本单位本部门尤其是办公室日常工作中的保密薄弱环节进行梳理，明确保密工作的风险点和防控重点。对已经出现的办公室泄密问题要积极反思、查漏补缺；对可能出现的办公室泄密问题要进行前瞻判断，并制订相应的处置预案。要加强保密教育培训，督促涉密人员培养良好的保密习惯：将涉密载体按照不同密级存放在专门的保险柜内；离开办公室时做到“关门、闭窗、锁柜”；对可能接触到涉密载体的人员仔细观察、细致询问，出现异常立即报告。
第二，要加强办公室保密环境建设，提高办公安全指数。要加强办公室“硬件”建设，严格按照保密要求进行办公场所建设，配备相关涉密载体保管、登记、销毁设备，并在保密要害部门部位管理上坚决落实“三铁一器”等措施。同时，加强办公室管理和安全常规检查，防止无关人员进入，适时对保密防护设施设备的使用、涉密人员变动、涉密载体流转及销毁等情况进行检查，并适时改进调整。
发生在办公室里的泄密总是静悄悄的，就像“蝴蝶效应”中那只扇动翅膀的蝴蝶，初始时我们难以察觉，但正是这翅膀的微微扇动，却引发了一系列连锁反应，并最终导致“美国德克萨斯州的龙卷风”。办公室的泄密也是如此，也许只是薄薄的一页纸被违规带走，但其中包含的涉密信息或许会使一个行业发生巨变。在以往发生的案件中，就有因办公室的涉密文件违规流出而影响整个股市行情的情况。在此提醒大家，尤其是政府职能部门，一定要加强办公室保密管理，防止失泄密事件的发生。